Die Eventagentur-Checkliste – Ihr vertrauensvoller Eventplaner!
Tipps Ihrer Stuttgarter Eventagentur: Das Event Konzept
Um Ihre Veranstaltung erfolgreich durchzuführen erarbeiten wir für jeden Event ein Konzept, an dem sich alle Beteiligten orientieren. Es ist wichtig alle Eventbestandteile optimal aufeinander abzustimmen. Dadurch ist es möglich frühzeitig zu erkennen ob Einzelheiten nicht nach Ihren Vorstellungen ablaufen.
Früh genug mit der Planung beginnen – das A und O!
Starten Sie Ihre Eventplanung mindestens 3 Monate vor Eventbeginn. Meistens steht Ihr Eventtermin frühzeitig fest, daher sollte die Planung ab diesem Zeitpunkt beginnen.
Event-Art definieren und schon kann die Organisation starten
Beginnen Sie vor dem Planungsprozess Ihr Event zu definieren. Hier stellen Sie sich die Frage mit welcher Eventgröße gerechnet wird, welchen Charakter Ihre Veranstaltung ausstrahlen soll und ob es sich um eine geschlossene oder öffentliche Feier handelt. Eine Geburtstagsfeier in geschlossener Gesellschaft als Beispiel kann durchaus in kleinem Rahmen in der VIP-Lounge im OneTable Club Stuttgart zu einem Highlight werden. Oder aber in einer großen Location, mit viel Entertainment, eigenem Personal und Catering-Service. Sie merken jede Veranstaltungsart kann individuell konzipiert werden.
Der erste Schritt: Gästeanzahl und Location wählen
Die Anzahl Ihrer Gäste ist ein wichtiger Faktor um die Location zu wählen. Je nach Gästeanzahl kann eine schöne Location auch zu einem Veranstaltungsort werden, an dem Sie sich nicht wohlfühlen. Der Planungsschritt sollte früh feststehen, denn die Anzahl der Gäste wirkt auf alle weiteren Eventbausteine ein. Je früher Sie die passende Location buchen desto entspannter werden Sie sein und gleichzeitig Geld sparen.
Kreationen und Design bestimmen
Ihre Einladungen, Plakate oder die Event-Website sind ein wichtiger Bestandteil jeder Eventplanung. Es müssen passende Bilder gefunden, Texte verfasst und alles pünktlich bei der Druckerei in Auftrag gegeben werden. Planen Sie für diese Prozesse genug Zeit ein.
Event-Bestandteile auflisten
Nachdem Sie sich über Ziele, Umfang und Art der Veranstaltung Gedanken gemacht haben listen Sie Eventbestandteile nach Prioritäten auf. Diese Liste liefert Ihnen und im Falle der Einbeziehung einer Eventagentur, dieser eine optimale Grundlage um gezielt eine Event-Paket zusammenzustellen. Eine Eventagentur hat den Vorteil durch Full-Service Eventdienstleistungen Preise niedrig zu halten. Sie müssen sich im Klaren sein welche Einzelbausteine Ihnen für Ihr Event wichtig sind, welche weniger.
Legen Sie einen Zeitplan fest!
Projekte erfolgreich zu realisieren bedeutet Termine einzuhalten, richtig zu planen und zu organisieren. Ihr Zeitplan gibt Ihnen die Möglichkeit auf einen Blick den Fortschritt Ihres Events zu sehen und keinen wichtigen Termin zu vergessen. Achten Sie bei der Erstellung der Zeitpläne auf die Einbeziehung von Zeitspielräumen.
Für Hilfe fragen Sie Ihre Stuttgarter Eventagentur!
Mit wie viel Budget wird gerechnet? Wie viel wird wo eingesetzt? Wo sind Ersparnisse möglich? Viele Fragen, die eine Eventagentur beantworten kann. Maßnahmen, Zeitpläne und alle Eventbestandteile optimal aufeinander anzupassen ist unsere Kernkompetenz. Wir übernehmen für Sie die gesamte Organisation, Sie sind stressfrei und konzentrieren sich ausschließlich auf Ihre Gastgeberrolle.
Für Fragen rund um unser Angebot stehen wir Ihnen gerne unter der Telefonnummer 0711 / 65 22 900 zur Verfügung.
