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Erst wenn ein Unternehmen die Wünsche seiner Interessenten kennt, kann es für diese die richtigen Veranstaltungen und Events planen. Je nachdem, ob es darum geht, sich selbst vorzustellen oder das Event ein Bestandteil der Imagekampagne ist, gilt es, eine Reihe von Aufgaben abzuarbeiten: Es müssen Einladungen geschrieben und verschickt werden, Webseiten sind aktuell zu halten, Teilnehmerlisten müssen geführt werden und vieles andere mehr. Das sind zwar alles bekannte Herausforderungen, doch oft wird viel manueller Aufwand betrieben, um die einzelnen Daten aus Tabellen zusammenzuführen, und die nötigen Dateien in der richtigen Formatierung zu erzeugen. Dabei kann nicht nur schnell der Überblick verloren gehen, sondern es schleichen sich Fehler ein.

Ein effizientes Management von Veranstaltungen kümmert sich um:

– Verwaltung der Teilnehmerlisten

– Entwurf, Erstellung und Versand der Event-Einladungen

– Das Management der Teilnehmer auf der Veranstaltung

– Die Verbindung des Events mit Feedback und Nachbrennern

Besonders die Wiederverwendbarkeit von Daten und entsprechenden Dateibausteinen sorgen dafür, dass die Vor- und Nachbereitung regelmäßiger Events von Jahr zu Jahr effizienter wird. Mit Hilfe von Feedback und dem Verhalten der Nutzer auf der Webseite lässt sich die Wirksamkeit des Events bestimmen und die Strategie entsprechend ausrichten.

Ein gelingendes Zusammenspiel im Management von Events

Gelingt das Zusammenspiel von Webseite, CMS und CRM, dann ist auch das Eventmanagement deutlich einfacher: Über einen Newsletter werden die Interessenten zum Event eingeladen, nachdem die Zielgruppe über diverse Kriterien klar definiert wurde. Alle Informationen werden auf der Webseite bereitgestellt, auch die Anmeldung findet über ein entsprechendes Formular dort statt. Diese Informationen lassen sich direkt im CRM nutzen: Mit den Kontaktdaten wird die Datei gepflegt und die notwendigen Informationen für das Event verarbeitet. Selbst Sonderwünsche nach bestimmten Gerichten landen direkt über das Webformular im CRM und können dem Catering zur Verfügung gestellt werden.

Die richtige Strategie sorgt für deutliche Arbeitserleichterung

Ist der Workflow im Unternehmen bekannt, kann dieser für die Strategie des nächsten Relaunch genutzt werden: So erreicht jede Abteilung eine enorme Arbeitserleichterung: Jetzt brauchen gerade bei regelmäßig stattfindenden Events nicht mehr alle Informationen irgendwo zusammengesucht werden. Die integrierten Lösungen ersetzen isolierte Marketing-Aktionen und das Zusammenspiel von Firmenwebseite, CMS und CRM wird optimal genutzt.

 

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