Eine Umfrage: Nützliches Hilfsmittel, um Veranstaltungen zu planen

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Soll ein Event oder eine Veranstaltung im Unternehmen geplant werden, müssen im Vorfeld viele Meinungen, Vorlieben und Bedingungen berücksichtigt werden. Mit einer gut konzipierten Umfrage lassen sich alle Daten erfassen, die für eine fundierte Entscheidungsfindung nötig sind. Die Fragen können sich um Einschränkungen bei der persönlichen Ernährung ebenso drehen, wie die thematisch geplanten Beiträge der Redner. Schließlich hängt die benötigte Anzahl der Häppchen von der Anzahl der Teilnehmer ab: Hier sind Einladungen sinnvoll, in denen um eine Antwort gebeten wird, so dass alle Namen, die genauen Adressen, die Zahl der Teilnehmer und andere Informationen gesammelt werden können. Auf dieser Basis fällt die konkrete Planung der Veranstaltung deutlich leichter.

Nach der Veranstaltung ein Feedback erhalten:

Jeder Planer einer Veranstaltung kann noch etwas über gelungene Events dazulernen. Mit einem Fragebogen lässt sich viel Feedback der Teilnehmer erhalten und erfragen, wie die Veranstaltung gesehen wurde. Das können sowohl allgemeine Fragen zum Event, aber auch spezifische Fragen zum Programm sein. Prinzipiell lässt sich jedes Beisammensein von Menschen als eine Veranstaltung sehen: Ob Brunch, Vertriebskonferenz oder Hochzeitsempfang – alles muss geplant werden. Wird mit einer Umfrage im Vorfeld die Veranstaltung geplant, lässt sie sich besser an die Bedürfnisse der Menschen anpassen.

Rechtzeitige Planung der Umfragen sichert den Erfolg:

Wird eine Umfrage so schnell wie möglich nach einem Event versendet, geraten auch kleine Details nicht in Vergessenheit. Dabei gilt es, in den Fragen so präzise wie möglich zu sein: Dann lässt sich eine genaue Vorstellung für die nächste Veranstaltung erhalten. Wird den Gästen dabei zugesichert, dass ihre Antworten wirklich anonym sind und dies auch bleiben werden, lassen sich umfassendere Einblicke erhalten. Den meisten Menschen ist es wichtig, wenn sie völlig unbefangen ihre Kritik äußern können.

Unvergessliche Momente mit herausragenden Events

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Jedes Event ist mehr, als nur eine Veranstaltung: Hier soll etwas Großartiges, etwas Aufsehenerregendes geschaffen werden. Mit einem Event lässt sich oft ein direkter Kontakt zwischen einem Unternehmen und seiner Zielgruppe herstellen: Aus diesem Grund leistet ein Event einen wichtigen Beitrag für die Bindung und Gewinnung der Kunden. Sollen neue Produkte anlässlich eines Events vorgestellt werden, dann verbindet sich der Produktname positiv mit dem Event und löst angenehme Assoziationen aus. Gelingt ein Event, dann ist es immer einzigartig und damit unwiederholbar.

Die Organisation außergewöhnlicher Events

Besonders für die Planung von außergewöhnlichen Events sind klare Ziele wichtig. Ein klares Konzept hilft dabei, die entscheidenden Eckpunkte zu fixieren. Da besonders bei außergewöhnlichen und spektakulären Events die Details stimmen sollten, wenden sich viele Unternehmen an eine Eventagentur und erhalten hier qualifizierte Unterstützung durch erfahrene Event-Planer.

Unterschiedliche Arten von Events, wie betriebliche und private Feiern, lassen sich mit professioneller Unterstützung einfacher managen, ganz egal, wie klein oder groß die Feier werden soll. Auch Benefizveranstaltungen gehören zu den Events, die aus der Gesellschaft nicht mehr wegzudenken sind. Diese Veranstaltungen lassen sich als außergewöhnliche Events inszenieren, mit denen die jeweilige Zielgruppe entsprechend angesprochen werden kann. Als Instrumente der Öffentlichkeitsarbeit können Benefizveranstaltungen in ganz unterschiedlichen Settings und Rahmen gestaltet werden, so dass sie als Spitzenklasse lange in der Erinnerung bleiben. Großveranstaltungen, wie Festivals, Open-Air-Konzerte oder andere Konzerte bleiben ebenfalls als großartige Events lange in der Erinnerung der Besucher haften. Noch viele Jahre später sind die Erinnerungen an diese traumhaften Momente so lebendig, wie am ersten Tag.

Auch aus einer Hochzeit kann ein außergewöhnliches Event werden

Wer träumt nicht von einer Traumhochzeit, die in einem einzigartigen Ambiente gefeiert, zu einem besonderen Event wird? Von der Gestaltung der Trauung über die stilvolle Feier bis hin zur romantischen Hochzeitsnacht gibt es viele Punkte, die bei der Planung zu beachten sind. Wer Stunden des Glücks erleben möchte, und seine Zweisamkeit nach der aufregenden Feier genießen will, sorgt dafür, dass er bei der Planung und Durchführung des Events einen Helfer an seiner Seite hat, der auf alle wichtigen Punkte achtet. So wird die Feier wirklich perfekt – und die Hauptpersonen sind hinterher nicht zu erschöpft.

Mit der richtigen Idee das knappe Budget überlisten

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Ein Event muss nicht immer teuer sein – und umgekehrt muss ein günstiges Event weder langweilig, noch schlecht sein. Besonders günstige Events haben das Potential, besonders sinnvoll und effektiv zu wirken. Werden die Mitarbeiter und Gäste einbezogen, lässt sich beispielsweise Personal sparen. Verfügt ein Ort bereits über einen eigenen Charme, lassen sich viele Dekorationen sparen.

In-Thema: Gesundheit, Fitness und Ernährung

Hiervon sind alle Menschen betroffen: Das Bewusstsein für die eigene Verantwortung und der Wunsch nach Vorsorge wachsen. Sicherlich lassen sich vom Marketing konzeptionelle Brücken zu Themen aus diesem Bereich schlagen, denn das Thema ist spannend. Immerhin sind wir genetisch immer noch auf dem Niveau der Steinzeit, doch inzwischen brauchen wir nicht mehr einen Großteil der Zeit mit der Beschaffung unserer Nahrung zu verbringen, sondern fahren zu Aldi und Co. Das Thema Gesundheit oder Bewegung lässt sich spielerisch gut inszenieren: Partner können Fitness-Studios oder Krankenkassen sein. Und noch dazu halten sich bei einem derartigen Event die Kosten deutlich in Grenzen.

In-Thema: Gemeinsame Aktivitäten und Interaktionen

Etwas gemeinsam zu unternehmen gehört bei Eventmanagern zu den erfolgreichen Rezepten: Schließlich spielen alle Menschen gerne und beteiligen sich an Gemeinschaften. Die Herzen der Menschen lassen sich mit dem Erleben von Gemeinschaft gewinnen. Ein Beispiel ist: Gemeinsam zu kochen. Nicht nur die Koch-Shows auf allen Kanälen im Fernsehen sind der Renner, kochen gehört zu einem ganz bestimmten Lebensstil. Stehen Menschen gemeinsam in der Küche und schnippeln, brutzeln und richten ein Menü an, bringt sie das zusammen. Das lässt sich konzeptionell ganz unterschiedlich gestalten – je nachdem, was mit dem Event erreicht werden soll.

Kostensparen: Die eigenen Räume nutzen

Dafür müssen die eigenen Räumlichkeiten allerdings geeignet sein und der Ablauf sollte nicht zu sehr gestört werden. Besonders bei einem Jubiläum in der Firma gehören die eigenen Räume zur Konzeption: Hier begann die Geschichte. Das ist authentisch und lässt sich durch kaum etwas anderes ersetzen. In vielen Fällen lassen sich mit einem Zelt die Flächen kreieren, die für den Empfang und die Feier vorgehalten werden sollten.

Fünf Ideen für ein Event

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1) Die richtige Location

Menschen wollen Wege aus der täglichen Routine finden, neue Orte und neue Leute kennen lernen. Deswegen sind ungewöhnliche Locations ein Hauptgrund, ein Event zu besuchen. Pop-Up Locations, wie beispielsweise ein Eishotel oder Zelte im unwegsamen Gelände können lockende Locations sein. Hier ist rechtzeitige Interaktion mit den Behörden wichtig, damit die Veranstaltung nicht floppt. Das Pop-Up-Konzept lässt sich weiter steigern: Dann touren die Besucher von einer Attraktion zur nächsten.

2) Dialoge und Inspiration – statt langer Reden

Ermüdende Vorträge bleiben nicht im Gedächtnis, sondern sorgen dafür, dass sich das Publikum anders beschäftigt. „Pecha Kucha“ bietet ein alternatives Konzept, bei dem nur kurze Impulsvorträge zu einem Thema gehalten werden. Wird ganz auf Sprecher verzichtet, kann ein Dialog zwischen den Besuchern entstehen. Ein Moderator erfasst die dabei entstehenden Beiträge und Ideen, hält diese in einer digitalen Mind Map oder auf einem großen White-Board fest.

3) Networking und erweiterte Realitäten

Technik begeistert: Können sich die Besucher mittels Geräte untereinander vernetzen, ihre Daten austauschen oder sich verabreden, wird der Spieltrieb bedient. Auch Augmented Reality Technologien können hier ein Erlebnis schaffen und die Realität um virtuelle Informationen erweitern.

4) Alle Sinne einbeziehen, wenn Marken inszeniert werden sollen

Viele erfolgreiche Kampagnen haben in den sozialen Medien und im Web ihren Schwerpunkt. Doch wer zusätzlich auf reale Erlebnisse setzt, kann sich davon positiv abheben und bleibt stärker im Gedächtnis als ausschließlich virtuelle Begegnungen. Hier gilt es, bereits im Vorfeld das Wesen des Objektes in die Sinne zu übersetzen: Wie fühlt sich das Produkt an, wie schmeckt es oder wie riecht es? Neben dem nachhaltigen Erlebnis ist eine erklärende Geschichte oft hilfreich: Warum gerade diese Töne, dieses Licht oder dieser Duft? Mit der richtigen Geschichte lässt sich die Ratio mit der Emotion verbinden – dann sind nicht nur die Sinne gefordert, sondern auch der Geist.

5) Eine Tüte voller Geschenke

Ob Kindergeburtstag oder Oscar-Verleihung: Fast keine Veranstaltung kommt ohne Gäste-Tüte aus. Auch bei Business-Events sind Geschenke beliebt und begeistern die Gäste. Hier lässt sich viel an Info-Material und Give-Aways unterbringen, ob von Sponsoren oder dem eigenen Unternehmen. Persönlich überreicht wirkt das Event noch lange nach.

Ein Event als herausragendes Ereignis gestalten

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Ein Event ist eine Begebenheit, ein Ereignis, das eine besondere Bedeutung besitzt. Mit Event wird inzwischen aber auch eine Aufführung, Gala, Eröffnung, Fest, Geburtstag, Kongress, Messe oder andere Veranstaltung bezeichnet, wenn sie keine herausragende Bedeutung hat: Hier gibt es eine Kluft zwischen dem Anspruch, der an ein Event gestellt wird – und der gebotenen Leistung. Oft wird dann nach einem neuen Begriff gesucht, einem Begriff, der diesen Mangel durch seine Originalität vertuschen soll. Das Wort Event hat im Lauf der letzten Jahre viel von seinem Zauber und seiner wesentlichen Eigenschaft verloren: Oft ist es ein Ereignis, das keine besondere Bedeutung mehr hat. Für den Erfolg eines Events ist es wesentlich, dass dieses wieder eine Begebenheit wird, ein Ereignis, das bedeutsam ist, in dem Persönlichkeit, Atmosphäre und Ambiente mit dem Kulinarischen eine gelungene Einheit bilden. Damit ein Event ein wirklicher Erfolg werden kann, ist es sinnvoll, über Konzepte nachzudenken, mit denen die Zielgruppe erreicht werden kann. Sind die Zielsetzungen klar definiert, muss der richtige Partner gefunden werden, diese umzusetzen.

Eine Beratung nach Maß

Es geht nicht immer darum, ein komplettes Event aus einer Hand zu gestalten. Manchmal ist nur ein kompetenter Partner vonnöten, der sein Wissen und sein Netzwerk kompetent einsetzen kann oder einzelne Aufgaben schultert. Mit Eventconsulting lässt sich die eigene Firma wie mit einer eigenen Abteilung für Events unterstützen. Dank der langjährigen Erfahrung sind nicht nur die Anforderungen an ein gelungenes Event bekannt, sondern auch, wie sich interne Prozesse deutlich vereinfachen lassen. Ob als Berater in der konzeptionellen Phase oder als Schnittstelle für alle am Event beteiligten Dienstleister: Liegen die Verhandlungen sämtlich in einer Hand, lassen sich in vielen Fällen Synergieeffekte nutzen. Eventconsulting heißt, einen Partner mit an Bord zu holen, der sowohl strategisch denken, als auch kreativ planen kann.

So viel Leistung, wie gebraucht wird

Mit einem Eventconsulting im Rücken wird die Planung des Events einfach: Es wird genau so viel an Arbeit abgenommen, wie gewünscht wird. Von den Briefings über die professionelle Ausschreibung des Events, bis hin zur Aufbereitung der Angebote, so dass sie vergleichbar sind. Dabei entscheidet nicht die Höhe des Budgets über den Erfolg des Events, sondern die Erfahrung und die Transparenz der Dienstleistung.

Hier erfahren Sie mehr zu unseren Dienstleistungen im Eventmanagement-Bereich.