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Veranstaltungen und Events mit System planen und organisieren

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Erst wenn ein Unternehmen die Wünsche seiner Interessenten kennt, kann es für diese die richtigen Veranstaltungen und Events planen. Je nachdem, ob es darum geht, sich selbst vorzustellen oder das Event ein Bestandteil der Imagekampagne ist, gilt es, eine Reihe von Aufgaben abzuarbeiten: Es müssen Einladungen geschrieben und verschickt werden, Webseiten sind aktuell zu halten, Teilnehmerlisten müssen geführt werden und vieles andere mehr. Das sind zwar alles bekannte Herausforderungen, doch oft wird viel manueller Aufwand betrieben, um die einzelnen Daten aus Tabellen zusammenzuführen, und die nötigen Dateien in der richtigen Formatierung zu erzeugen. Dabei kann nicht nur schnell der Überblick verloren gehen, sondern es schleichen sich Fehler ein.

Ein effizientes Management von Veranstaltungen kümmert sich um:

– Verwaltung der Teilnehmerlisten

– Entwurf, Erstellung und Versand der Event-Einladungen

– Das Management der Teilnehmer auf der Veranstaltung

– Die Verbindung des Events mit Feedback und Nachbrennern

Besonders die Wiederverwendbarkeit von Daten und entsprechenden Dateibausteinen sorgen dafür, dass die Vor- und Nachbereitung regelmäßiger Events von Jahr zu Jahr effizienter wird. Mit Hilfe von Feedback und dem Verhalten der Nutzer auf der Webseite lässt sich die Wirksamkeit des Events bestimmen und die Strategie entsprechend ausrichten.

Ein gelingendes Zusammenspiel im Management von Events

Gelingt das Zusammenspiel von Webseite, CMS und CRM, dann ist auch das Eventmanagement deutlich einfacher: Über einen Newsletter werden die Interessenten zum Event eingeladen, nachdem die Zielgruppe über diverse Kriterien klar definiert wurde. Alle Informationen werden auf der Webseite bereitgestellt, auch die Anmeldung findet über ein entsprechendes Formular dort statt. Diese Informationen lassen sich direkt im CRM nutzen: Mit den Kontaktdaten wird die Datei gepflegt und die notwendigen Informationen für das Event verarbeitet. Selbst Sonderwünsche nach bestimmten Gerichten landen direkt über das Webformular im CRM und können dem Catering zur Verfügung gestellt werden.

Die richtige Strategie sorgt für deutliche Arbeitserleichterung

Ist der Workflow im Unternehmen bekannt, kann dieser für die Strategie des nächsten Relaunch genutzt werden: So erreicht jede Abteilung eine enorme Arbeitserleichterung: Jetzt brauchen gerade bei regelmäßig stattfindenden Events nicht mehr alle Informationen irgendwo zusammengesucht werden. Die integrierten Lösungen ersetzen isolierte Marketing-Aktionen und das Zusammenspiel von Firmenwebseite, CMS und CRM wird optimal genutzt.

 

Ein außergewöhnliches Sommerfest erleben

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Das perfekte Sommerfest für Ihr Unternehmen

Die Lebkuchenherze und der Schnee haben sich verabschiedet – Zeit für den Sommer! Nach der Weihnachtsfeier heißt es nun eine gelungene Sommerfeier auf die Beine zu stellen. Egal ob eine Grillfeier, ein Ausflug der Belegschaft oder etwas komplett anderes. Lassen Sie sich darauf ein und legen Sie die Organisation in die Hände einer kompetenten erfahrenen Eventagentur, welche bei der Planung und Umsetzung von Veranstaltungen geübt und mit vielen Ideen ausgestattet ist.

Auf die Planung kommt es an

Die Organisation eines Sommerfestes scheint auf den ersten Blick keine große Herausforderung zu sein. Doch betrachtet man die Vorbereitungen in Bezug auf das Equipment und das Catering, muss auf viele Einzelheiten geachtet werden. Für die Planung eines Events benötigt man viel Zeit und Engagement, um ein gelungenes Ergebnis zu erzielen.

Viele Möglichkeiten für ein Sommerfest

Ein Grillfest mit entspannender Musik im Hintergrund und zusätzlichen Beschäftigungsmöglichkeiten wie z.B. Tischkicker oder Trampolin für die Kinder der Mitarbeiter wäre eine mögliche Idee für ein Sommerfest. Wenn Ihnen dies nicht ausreicht, können wir, die ONETASTE Eventagentur, auch Freizeitaktivitäten dazu planen. Sei es eine Segway Tour mit der gesamten Belegschaft oder ein Ausflug in einen Freizeitpark. Äußern Sie Ihre Wünsche und wir sorgen dafür, dass Sie einen besonderen unvergesslichen Event mit Ihren Mitarbeitern erleben. Hier finden Sie weitere Information zu unseren Eventdienstleistungen.

Mit Event-Modulen sicher planen

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Jedes Event ist eine einmalige Veranstaltung und im besten Fall eine gelungene Kombination aus Location, Publikum, Mitwirkenden, Programm, Catering und dem Wetter. Während bei der industriellen Produktion unzählige identische Kopien gefertigt werden, damit diese mit niedrigen Kosten in einer vorgegebenen Qualität gefertigt werden, ist ein Event gewissermaßen eine Einzelanfertigung: Hier kommt es auf den roten Faden an, auf die erzählte Geschichte und die brillanten Einfälle, die perfekt zur Inszenierung passen. Bei einem Event geht es um Erlebnisse und Emotionen, die anschließend als Erinnerungen bleiben. Das ist das Gegenteil von industrieller Produktion. Das geht doch nicht mit Modulen – oder?

Jedes Event ist ein komplexes Ereignis

Was können also Module, mit denen sich in der industriellen Produktion komplexe Teile einfach kombinieren lassen, in der Eventplanung? Auch in der Dienstleistung, wie sie die Eventplanung darstellt, lässt sich mit einer Modularisierung viel Individualität erreichen. Dabei kann die Arbeit mit den Modulen unter verschiedenen Aspekten betrachtet werden. Stehen Prozesse im Vordergrund, ist damit beispielsweise das Erstellen von Bestuhlungsplänen gemeint, sind die Ergebnisse im Fokus, dann hat beispielsweise die Sicherheit absolute Priorität. Mit Modulen lässt sich die ganze Komplexität des Events ganz einfach reduzieren.

Der Bauplan des Events bestimmt die Individualität Das ist praktisch für den Planer der Veranstaltung, ob das nun eine Agentur ist, oder die Mitarbeiter im Unternehmen selbst: Klar definierte Pakete lassen sich als Module zu einem festen Preis einkaufen. Weil hier das Ergebnis und das Verhältnis von Preis und Leistung klar sind, ist die Planung mit Modulen für die Kalkulation des Events vorteilhaft.

Der Bauplan entscheidet über die Gestaltung

Die einzelnen Module, die vereinbart und gebucht werden, bilden zusammen im Verbund das Event. Jedes Paket ist dann ein Baustein unter vielen. Wenn noch darauf geachtet wird, dass der gesamte Charakter des geplanten Events nicht von den einzelnen Modulen geprägt wird, dürfte nichts schiefgehen. Wird beispielsweise ein Hochseilgarten als Maßnahme zum Team-Building eingesetzt, kann dies eine gelungene Analogie darstellen, die weit weg von der Uniformität sind. Auch mit Modulen lassen sich individuelle Events mit einem hohen Erlebniswert planen. Noch dazu sind sie äußerst effektiv und sehr gut berechenbar.

Mit der richtigen Planung wird das Event ein Erfolg!

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Auf die Zeit kommt es an

1) Wer auf die Zeit achtet, kommt selten in Schwierigkeiten: Manchmal dauern bei der Planung eines Events manche Dinge länger, als gedacht: Ob es um die Auswahl der Location, die Abstimmung der Gästeliste oder die firmeninternen Entscheidungswege geht, oft vergeht mehr Zeit für alles, als gedacht. Wenn das Budget steht, lassen sich unterschiedliche Varianten des Events leichter konfigurieren. Sinnvoll ist es, Deadlines für einzelne Meilensteine zu setzen – mit der nötigen Pufferzeit für unvorhergesehene Dinge.

Möglichst Stress vermeiden!

2) Nicht vom Event stressen lassen: Wird rechtzeitig ein hausinternes Orga-Team zusammengestellt, das die Aufgaben übernimmt, sollte es auch Entscheidungen treffen dürfen. Je nach eigener Kapazität und Erfahrung ist die Planung oder Durchführung mit einer erfahrenen Unterstützung mehr als hilfreich.

Gute Qualität ist das A und O

3) Achten Sie auf gute Qualität: Ob bei der Technik, dem Catering oder dem Personal, nichts bleibt mehr in der Erinnerung, als ein nerviges Programm, schlechtes Essen und unfreundliches Personal. Wer darauf achtet, dass er mit professionellen Partnern zusammenarbeitet, die entsprechende Erfahrungen vorweisen können, bezahlt vielleicht ein bisschen mehr. Aber das Jubiläum der Firma ist sowohl für die Mitarbeiter, als auch für die Geschäftspartner zu wichtig, um hier Kompromisse zu machen.

Die Einzelheiten machen’s aus

4) Achten Sie als Planer genau auf alle Einzelheiten: Bei der Organisation des Firmenjubiläums, einer Tagung oder eines anderen wichtigen Events sind die Einzelheiten wichtig. Nur dann lassen sich die Angebote wirklich vergleichen: Die Kalkulation kann nur dann verlässlich sein, wenn alle Kosten in ihr bereits enthalten sind. Tauchen dagegen Kosten für Personal, Transport oder Übernachtungen erst in der Schlussabrechnung auf, könnte das zu einem bösen Erwachen führen: Auf diese Weise können sich günstige Angebote schnell als Kostenfallen entpuppen.

Nichts nach hinten verschieben

5) Nichts auf die lange Bank schieben: Es passiert schnell, dass Entscheidungen über die Durchführung eines Jubiläums so lange verschoben werden, bis die Chance vorüber ist. Dabei ist gerade ein Jubiläum ein guter Anlass, den Mitarbeitern zu danken oder mit den Geschäftspartnern auf die Zukunft zu bauen. Ein Event kann der gelungene Startschuss einer PR-Kampagne werden oder Multiplikatoren einen Rahmen bieten. Für ein gelungenes Event lässt sich jeder Jahrestag nutzen: Nur verpassen darf man ihn nicht.

Erfahren Sie mehr zu Brand Parks & Eventmarketing

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Brand Parks als neue Methode des Event-Marketings?

Ein noch relativ neuer Begriff in der Eventbranche sind die sogenannten „Brand Parks“. Wie sich aus dem Namen ableiten lässt, handelt es sich um eine Marke (=Brand), die in einer Art Park, wie einem Themenpark, „ausgestellt“ wird.

Begriffe, die in der Praxis synonym verwendet werden, sind „Brand Lands“ oder „Corporate Lands“. Bei Letzterem wird ein ganzes Unternehmen und dessen Identität und Philosophie vorgestellt, wie es beispielsweise VW mit der Autostadt in Wolfsburg vormacht. Hier wird die eigentliche und simple Autoabholung zu einem Event….

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Wer wird hierbei angesprochen und aus welchem Grund?

Doch was verspricht sich ein Unternehmen von einem Brand Park – welche Zielgruppen hat das Event Marketing? Das lässt sich am einfachsten am Beispiel der Autostadt veranschaulichen:

 Primärzielgruppe (also die direkten Event-Teilnehmer): die Personen, die ihr Auto im Themenpark abholen möchten und während ihres Aufenthaltes eine besondere Beziehung zu der Marke aufbauen sollen; es geht also auch um Kundenbindung und durch deren Werbung und Empfehlung auch um Kundengewinnung

 Sekundärzielgruppe (wie z.B. Pressevertreter): jegliche Medienvertreter, die über die Marke, die Produkte und den Themenpark berichten; zusätzlich präsentiert sich der Automobilhersteller auf Messen im Automobil- und Freizeitsektor, um nicht nur von den Medien abhängig zu sein

 Tertiärzielgruppe (keine aktiven Teilnehmer): die Menschengruppe, die von Dritten (bspw. der Primärzielgruppe) und den Medien von dem Event erfahren und angesprochen werden; auf diese Weise soll die Bekanntheit der Marke und des Parks angetrieben werden

Das Event Marketing richtet sich also nach folgenden Eigenschaften für den Brand Park: Erlebnisorientierung, Inszenierung und Interaktivität.
Bei dem Punkt der Interaktivität ist es wichtig, sie nicht zu gering zu halten, um so nicht zum Museum zu werden, sondern aktiv die Events zu kommunizieren.

Bei weiteren Fragen zu Brand Parks oder zum Event Marketing wenden Sie sich einfach an uns unter info@onetaste.de