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Mit der richtigen Planung wird das Event ein Erfolg!

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Auf die Zeit kommt es an

1) Wer auf die Zeit achtet, kommt selten in Schwierigkeiten: Manchmal dauern bei der Planung eines Events manche Dinge länger, als gedacht: Ob es um die Auswahl der Location, die Abstimmung der Gästeliste oder die firmeninternen Entscheidungswege geht, oft vergeht mehr Zeit für alles, als gedacht. Wenn das Budget steht, lassen sich unterschiedliche Varianten des Events leichter konfigurieren. Sinnvoll ist es, Deadlines für einzelne Meilensteine zu setzen – mit der nötigen Pufferzeit für unvorhergesehene Dinge.

Möglichst Stress vermeiden!

2) Nicht vom Event stressen lassen: Wird rechtzeitig ein hausinternes Orga-Team zusammengestellt, das die Aufgaben übernimmt, sollte es auch Entscheidungen treffen dürfen. Je nach eigener Kapazität und Erfahrung ist die Planung oder Durchführung mit einer erfahrenen Unterstützung mehr als hilfreich.

Gute Qualität ist das A und O

3) Achten Sie auf gute Qualität: Ob bei der Technik, dem Catering oder dem Personal, nichts bleibt mehr in der Erinnerung, als ein nerviges Programm, schlechtes Essen und unfreundliches Personal. Wer darauf achtet, dass er mit professionellen Partnern zusammenarbeitet, die entsprechende Erfahrungen vorweisen können, bezahlt vielleicht ein bisschen mehr. Aber das Jubiläum der Firma ist sowohl für die Mitarbeiter, als auch für die Geschäftspartner zu wichtig, um hier Kompromisse zu machen.

Die Einzelheiten machen’s aus

4) Achten Sie als Planer genau auf alle Einzelheiten: Bei der Organisation des Firmenjubiläums, einer Tagung oder eines anderen wichtigen Events sind die Einzelheiten wichtig. Nur dann lassen sich die Angebote wirklich vergleichen: Die Kalkulation kann nur dann verlässlich sein, wenn alle Kosten in ihr bereits enthalten sind. Tauchen dagegen Kosten für Personal, Transport oder Übernachtungen erst in der Schlussabrechnung auf, könnte das zu einem bösen Erwachen führen: Auf diese Weise können sich günstige Angebote schnell als Kostenfallen entpuppen.

Nichts nach hinten verschieben

5) Nichts auf die lange Bank schieben: Es passiert schnell, dass Entscheidungen über die Durchführung eines Jubiläums so lange verschoben werden, bis die Chance vorüber ist. Dabei ist gerade ein Jubiläum ein guter Anlass, den Mitarbeitern zu danken oder mit den Geschäftspartnern auf die Zukunft zu bauen. Ein Event kann der gelungene Startschuss einer PR-Kampagne werden oder Multiplikatoren einen Rahmen bieten. Für ein gelungenes Event lässt sich jeder Jahrestag nutzen: Nur verpassen darf man ihn nicht.

Zeit ist Geld – auch bei der Eventplanung

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Zwei Dinge werden in unserer modernen Welt immer knapper: Das ist zum einen das Budget, mit dem für ein Event geplant werden kann, und zum anderen die Zeit für die Planung. Deswegen gilt es, bei der gelungenen Eventplanung mit beiden Ressourcen sparsam umzugehen. Doch bei der Organisation eines Events gibt es Zeitfresser, die dafür sorgen, dass selbst bei rechtzeitiger Planung alles erst auf den letzten Drücker fertig wird. Dabei lassen sich mit schnellen Angeboten und effizienter Planung nicht nur die Nerven und Zeit schonen, sondern auch Geld sparen.

Das Beispiel eines Jubiläums

Oft gehen schon Wochen ins Land, bis die Entscheidung gefallen ist, ein Firmenjubiläum mit einem Event zu gestalten. Dann folgen Briefings und das Warten auf die Angebote der Agenturen. Manche Agenturen beeindrucken dabei mit einem schnellen Vorschlag. Liegen endlich alle Ideen auf dem Tisch, wird miteinander verglichen: Lieber Buffet oder Menu? Ist die Location wirklich geeignet? Auch die Einarbeitung der Änderungswünsche dauert. Liegen am Ende alle Resultate vor, müssen die entsprechenden Angebote wiederum geprüft werden, so dass sie vergleichbar sind. Bis Zahlen vorliegen, nach denen entschieden werden kann, kann eine lange Zeit ins Land gehen. Zeit, die für die Gestaltung des Events hinterher fehlen kann.

Schlechte Planung kostet Geld und Zeit

Wird ein Event schlecht geplant, kann es schnell teuer werden. Hat niemand einen wirklichen Überblick über alles, was zum Event benötigt wird, und sind die einzelnen Dienstleister nicht wirklich perfekt aufeinander abgestimmt, muss ständig nachjustiert werden. Muss beispielsweise etwas kurzfristig nachbestellt werden, weil es vergessen wurde, wird es meist teurer. Normalerweise dauert die Planung für ein größeres Jubiläum etwa ein Jahr. Wird allerdings nicht intelligent geplant, kann es passieren, dass es kurz vor der Veranstaltung noch einmal richtig teuer wird, weil etwas Entscheidendes vergessen wurde. Mit einer straff organisierten Planungszeit bleibt sowohl das Zeit-, als auch das Geldbudget im geplanten Rahmen. Zudem haben alle daran Beteiligten einen besseren Überblick über den Stand der Dinge. Sind die Zeitfresser eliminiert, bleiben für die Planung des Events Freiräume, in denen besser an den Inhalten gearbeitet werden kann. So steigt ganz nebenbei die Qualität des Jubiläums.

Ein Event in himmlischer Atmosphäre

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Traditionell ist eine Kirche meist ein Ort für Hochzeiten, Konfirmation und Kommunion. Viele Gotteshäuser in Deutschland haben eine ganz besondere Architektur: Je nachdem, ob sie aus der Zeit der Gotik, des Barock, Romantik oder der Moderne stammen, haben sie ihren eigenen Reiz. So kann eine Kirche eine ganz außergewöhnliche Location für ein Event sein. Dabei stehen viele Pfarrer und Gemeinden Neuem relativ aufgeschlossen gegenüber. Ob Konferenz, Konzert, Fashion Event, Gala oder Wohltätigkeitsveranstaltung: Eine Kirche bietet einen Rahmen mit einer ganz besonderen Atmosphäre und trägt mit ihrem imposanten Charme dazu bei, dass das Event ein echtes Highlight wird.

Kreativität trifft auf Sakralität

Wird ein Event in einer Kirche ausgerichtet, ist vieles möglich: Neben der großartigen Architektur der Kirche lassen sich die Gäste gerne von auditiven und visuellen Reizen beeindrucken. In einer Kirche herrscht eine fantastische Akustik – und die Tontechnik ist ebenfalls oft bereits vorhanden. Eine Kirche für ein Event überzeugt mit ihrer Größe, die den Blick öffnet und viel Raum für Inspirationen und Ideen bietet. Dabei lassen sich – das ist von der jeweiligen Kirche abhängig – ein individuelles Raumkonzept und zahlreiche Möglichkeiten der Bestuhlung umsetzen. Die Verbindung der alten, monumentalen Architektur zur modernen Veranstaltung sorgt für den entsprechenden Wow-Effekt des Events. Wer eine Kirche als einen außergewöhnlichen Ort für die nächste Veranstaltung sucht, braucht oft nur die Augen ein wenig aufzuhalten, um fündig zu werden.

Kloster Haydau: 1000 Jahre Geschichte als Kontrast

Ein Beispiel für eine gelungene Eventlocation bietet das Kloster Haydau, das zwischen Fulda und Kassel liegt: Hier trifft das mittelalterliche Flair auf eine zeitgenössische Moderne. Das Kloster, fast 1000 Jahre alt, bietet allein unter seinem Dach sieben unterschiedliche Veranstaltungsräume, aber auch in der Klosterscheune, im Marstall, der Orangerie und im Herrenhaus sind Veranstaltungsräume mit jeweils ganz besonderem Flair. Auf dem Getreidespeicher, der sich auf dem Dachboden der Klosterscheune befand, wurde einst das Varieté Traumtänzer aufgenommen. Ob Business Event oder Konferenz: Dank der Möglichkeit zur Übernachtung im „Hotel Kloster Haydau“ sind die Veranstaltungsräume optimal. Gerade der Kontrast zwischen Neu und Alt bietet unendliche Möglichkeiten, ein Event gekonnt in Szene zu setzen.

Wachsende Beliebtheit des Studiengangs Eventmanagement

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Was bedeutet der Begriff „Eventmanagement“ eigentlich?

Da wir uns täglich mit dem sehr tiefgreifenden Thema Eventmanagement auseinandersetzen, möchten wir Ihnen dieses näherbringen und die wichtigsten Details darstellen und erläutern.

Unter Eventmanagement versteht man das Erstellen, Organisieren und das Durchführen von Veranstaltungen, wie beispielsweise Sportveranstaltungen, Tourneen von Bands, Messen und diversen Ausstellungen. Das Ziel ist es hierbei, Ereignisse so zu kreieren, dass sie zu einer Besonderheit werden und für viel Gesprächsstoff sorgen. Hört sich zwar einfach an, ist es jedoch nicht! Der Grund dafür ist, dass es sich um einen sehr zukunftsorientierten Markt handelt, der sich ständig wandelt.

Der Markt des Eventmanagements boomt, jedes Jahr werden über 50 Mrd. Euro Umsatz gemacht. Die zu veranstaltenden Events variieren in ihren Themengebieten. Sie reichen somit von Marketinginstrumenten über multimediale Ereignisse in Wirtschaft, Freizeit, Kultur und Sport, bis hin zu wissenschaftlichen Veranstaltungen.
Nachdem nun der allgemeine Begriff Eventmanagement erläutert wurde, stellt sich die Frage, welche Möglichkeiten geboten werden, im Eventmanagement einzusteigen.

Der Weg zu einer zukunftssicheren Karriere im Eventbereich

Empfehlenswert ist hierbei ein duales Studium an einer staatlichen Studienakademie. Die Voraussetzung hierfür ist es, bereits einen passenden und von der Akademie zugelassenen Ausbildungsvertrag eines Unternehmens gefunden und gesichert zu haben.
Ein duales Studium hat gegenüber einem „normalen“ Studium den Vorteil, dass sich hierbei die Ausbildungs- und Studiumsphasen gegenseitig abwechseln. Man erlangt somit nicht nur reines Wissen, sondern bekommt auch gleich ein Gefühl für die praktischen Tätigkeiten des Eventmanagements. Gegen Ende des Studiums ist man verpflichtet, eine Bachelorarbeit zu schreiben. Während des Studiums werden alle Bereiche des Eventmanagements gelehrt:

• BWL: Marketing, Personalmanagement, betriebswirtschaftliche Grundlagen
• Recht: juristische Fähigkeiten, speziell Veranstaltungsrecht
• VWL: Entwicklung von Wirtschaftssystemen und deren Teilen
• EM: Eventlogistik, Public Relations, Budgetierung, etc.
• Soft Skills: Moderation, Präsentation, Fremdsprachenunterricht

Die Alternative zu einem Studium besteht darin, eine Ausbildung als Veranstaltungskaufmann zu absolvieren. Hierbei sind jedoch keinerlei Studienanteile enthalten.
Wer über viel Flexibilität, Ehrgeiz und Durchsetzungsvermögen verfügt, hat die besten Voraussetzungen, eine leistungsstarke Karriere in der interessanten Welt des Eventmanagements aufzubauen.

Bei weiteren Fragen und Anregungen wenden sie sich einfach an info@onetaste-media.de

Exklusiv für Sie die To Do’s für ein einwandfreies Event

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Einsparung von Kosten bei der Organisation von Events

Wie wir alle wissen, werden die Zeiten immer härter und die Budgets immer knapper. An allen Ecken werden im Alltag Kosteneinsparungen vorgenommen. Deshalb haben wir für Sie ein paar Tipps zur Einsparung von Kosten bei der Organisation von Events.

1. Event weit im Voraus planen und flexibel bei der Wahl des Termins sein.
2. Mehrere Angebote vergleichen.
3. Verantwortung trägt nur der Organisator, denn zu viele Köche verderben den Brei.
4. Briefings sparen Geld, Zeit und Nerven. Außerdem weiß jeder was das Ziel der Veranstaltung ist.
5. Abläufe immer wieder üben und durchgehen, damit am Ende auch nichts schief geht. Desto besser alle Beteiligten Bescheid wissen, desto reibungsloser ist der Ablauf.
6.Damit Ihr Event nicht allzu schnell aus den Augen und dem Sinn ist, müssen Sie sich etwas Gutes überlegen und Ihre Gäste mit einer kleine Geste überraschen. Give Aways sorgen dafür, dass man sich länger an Ihre Veranstaltung erinnert.

Lehnen Sie sich zurück und lassen Sie uns Ihr Event planen

Ich hoffe Ihnen helfen diese Tipps, um eine einzigartige, aber nicht allzu kostspielige Veranstaltung zu planen. Und falls Sie doch noch Fragen haben, können Sie sich gerne an uns wenden und wir werden gemeinsam mit Ihnen ein Event nach Ihren Wünschen organisieren.

Wir von ONETASTE Media helfen Ihnen sehr gerne dabei, Ihre individuelle Firmenfeier, Weihnachtsfeier, Hochzeit zu gestalten.

Bei Fragen und Anregungen wenden sie sich einfach an info@onetaste-media.de